La qualité de votre base de données client se détériore avec le temps et c’est normal. C’est pourtant un prérequis incontestable pour votre réussite commerciale ! Une base de données qualifiée contribue à la performance de votre prospection et de vos campagnes de communication. Il est temps de comprendre son importance et de se mettre au nettoyage ! Vous ne savez pas comment procéder ? Suivez le guide !
Pourquoi tenir à jour sa base de données ?
C’est très simple, des données de qualité permettent de maximiser votre efficacité lors des échanges avec vos clients. Et oui, plus les informations contenues dans votre base sont fiables, plus vous développez votre connaissance client. La connaissance client regroupe entre autres des données socio-démographiques, géographiques et comportementales, qui vous permettent de répondre au mieux aux besoins de vos clients. Et oui, si vous connaissez leurs attentes, vous allez pouvoir optimiser votre offre, pour être en adéquation avec, concentrer vos actions de communication sur les clients à plus fort potentiel et personnaliser vos prises de parole. Mais cette connaissance, il faut la maintenir à jour, pour qu’elle soit toujours au service de votre business… Et cela passe par une bonne gestion de votre base de données !
Quels sont les problèmes récurrents des bases de données ?
Les données ont des cycles de vie et elles perdent donc en qualité avec le temps, d’où l’intérêt de les actualiser. Une base de données client de mauvaise qualité contient les éléments suivants :
- Des doublons : c’est-à-dire un contact qui se trouve plusieurs fois dans la base, souvent à cause d’un problème d’orthographe lors de la saisie des données ou à un manque de normalisation (la norme d’écriture des informations pour chaque champ).
- Des données erronées : il s’agit souvent d’une erreur lorsque le client donne ses informations.
- Des données incomplètes : des champs non-complétés qui nuisent à la pertinence générale de la base de données.
- Des données non normées : le même type d’information n’est pas toujours écrit de la même façon. Une information donnée doit toujours être présentée de la même manière.
- Des données obsolètes : des données qui étaient correctes au moment de la collecte, mais qui ne le sont plus aujourd’hui comme l’adresse ou le numéro de téléphone.
Comment nettoyer efficacement sa base de données ?
En lien avec tous ces problèmes courants, voici nos principaux conseils pour procéder au nettoyage de votre base de données :
1) Repenser et normer les différents champs de votre base client
La première chose à faire est de supprimer les champs de données qui ne servent à rien, c’est-à-dire ceux qui ne sont que très peu renseignés. Et au contraire, ajoutez les champs qui ont une réelle valeur ajoutée et ne figurent actuellement pas dans votre base de données. Par ailleurs tous les champs doivent être normés pour garantir l’efficacité de votre fichier. Code postal, civilité, téléphone, âge : chaque champ doit toujours être présenté de la même façon pour tous les contacts.
2) Supprimer les contacts inactifs
Les clients inactifs et non récupérables après relance doivent être supprimés de la base pour assurer sa pertinence. Pour les identifier, il convient d’observer la date de la dernière interaction pour chaque client. Lorsque cette dernière est trop lointaine, le client peut être considéré comme inactif.
3) Traiter les données erronées et supprimer les doublons
Vous pouvez utiliser des outils de traitement des données, bien que parfois les données ne puissent être mises à jour, auquel cas il faut les supprimer. Pour supprimer les doublons, il faut commencer par les identifier. Choisissez une clé d’identification, c’est-à-dire une donnée en particulier que vous allez chercher dans votre base. Ensuite en cas de doublon, il faudra définir quelle donnée conserver, par exemple en fonction de sa source : c’est la règle de priorisation. Il ne vous reste plus qu’à fusionner les doublons !
4) Enrichir votre fichier client
Nous vous recommandons d’enrichir régulièrement votre base client, en complétant les champs vides. Vous avez pour cela plusieurs possibilités, comme par exemple, proposer un questionnaire de satisfaction sur votre site internet, proposer un jeu concours en magasin ou encore louer des données.
Et voilà vous savez maintenant comment nettoyer votre base de données pour la rendre performante. Surtout n’oubliez pas de sensibiliser ses utilisateurs pour préserver sa qualité ! Nous vous proposons maintenant de découvrir comment segmenter vos clients. Et si vous souhaitez aller plus loin sur la connaissance client et ses enjeux découvrez notre livre blanc dédié.
